Билет по дисциплине «Теория организации»

1. Понятие «департаментализация». Перечислить принципы этого процесса. 

Под термином «департаментализация» понимается обычно структурирование организации в соответствии с основными направлениями ее деятельности, формирование структурных подразделений, задачей которых является решение определенного круга проблем, имеющих самостоятельное значение и играющих важную роль в деятельности организации. 

Конкретная деятельность того или иного подразделения соответствует наиболее важным направлениям деятельности организации. 

Основу общей структуры составляет совокупность обо­собленных видов деятельности, направленных на достиже­ние тех или иных целей организации. Эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы и служат основой процесса департаментализации, или формирования соответ­ствующих подразделений. Департаментализация (или структурирование) осущест­вляется в соответствии с определенными принципами. Выбор соответствующих принципов при осуществлении процесса департаментализации определяется конкретными обстоятель­ствами, например набором и характером видов деятельнос­ти, их масштабом, сложностью, взаимосвязью, спецификой внешней среды организации. 

Наиболее простым и исторически первым является ко­личественный принцип построения организационных струк­тур. Он применяется там, где осуществляются наиболее простые виды деятельности, и предполагает, что подразделе­ния организации создаются, исходя из оптимального числа людей, необходимого для выполнения поставленной задачи, а также возможности ими должным образом управлять. 

Другой достаточно простой принцип структурирования - временной. Он применим в тех организациях, где по техно­логическим или экономическим причинам целесообразна посменная или вахтовая работа. 

На низовом уровне производственных организаций ча­ще всего применяется технологический принцип структури­рования, заключающийся в том, что в основу создания под­разделений кладется технологический процесс или его отно­сительно самостоятельный законченный элемент. Так воз­никают цехи, а в их рамках отдельные участки. 

В научных учреждениях или учебных заведениях может иметь место структурирование по профессиональному принципу. 

Для большинства средних и крупных организаций ос­новным принципом департаментализации является функ­циональный. Он предполагает, что группировка подразделе­ний в них происходит в соответствии с функциями, отража­ющими основные направления и сферы их деятельности, как-то: производство, финансы, сбыт, маркетинг. Дальней­шее структурирование происходит уже по одному из перечисленных принципов или по нескольким принципам одновременно. 

Рост организаций и масштабов их деятельности приво­дит к тому, что их границы перестают совпадать с граница­ми соответствующих предприятий. Крупная организация включает ряд предприятий, превратившихся в ее подразде­ления, обладающих значительной территориальной разоб­щенностью и автономностью вплоть до полной юридиче­ской самостоятельности, соседствующей с тесными произ­водственными, финансовыми, административными и ины­ми связями. На первый план при этом выдвигаются следую­щие принципы построения: территориальный, продукто­вый, рыночный, инновационный, проектный. 

При территориальном принципе построения структуры организации каждое из входящих в нее предприятий специа­лизируется на производстве полного набора продукции и услуг для нужд данного региона. Подобная структуризация целесообразна, когда нужно экономить средства за счет ло­кализации коммерческих операций, более полно учитывать местные условия, обеспечивать личные контакты. Такие структуры близки к рынкам, лучше управляемы. 

При продуктовом принципе департаментализации каж­дое из предприятий, входящих в организацию, сосредоточе­но на выпуске какого-то одного вида продукции или услуг для всех территорий и групп потребителей. Такой подход дает возможность максимально специализировать произ­водство и сориентировать на реальные потребности рынка, значительно повысить его эффективность и качество выпус­каемой продукции. 

Рыночный принцип ориентирует предприятия, входящие в организацию, на производство продукции для определен­ной группы покупателей, в совокупности образующих рынок. 

Инновационный принцип департаментализации состоит в том, что в условиях неопределенности и нестабильности внешней среды в рамках организации формируются специ­альные центры, занимающиеся разработкой, освоением и развертыванием производства новых видов продуктов и ус­луг, вторжением в иные сферы деятельности. 

Проектный принцип департаментализации предполагает, что вся деятельность организации ориентирована на выполнение некоторого проекта, т.е. группы видов деятельности, нацеленных на решение какой-то разовой задачи. Таким об­разом, проектная структура является временным образова­нием и после завершения работ полностью ликвидируется, а привлеченные материальные и людские ресурсы, если это возможно, используются в другом месте. Достоинствами проектных структур являются высокая специализированность, целевая ориентация, четкость, мобильность. Недостатки состоят в следующем: в течение всего срока реализа­ции проекта эти ресурсы оказываются связанными в данном проекте, и в случае крайней необходимости ими нельзя вос­пользоваться. Кроме того, по завершении проекта высво­божденные ресурсы не всегда могут найти дальнейшее применение. Как следствие, работа проектных структур может быть связана с высокими затратами. 

2. Характеристика внешней среды организации. 

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. 

Внешняя среда характеризуется следующими элементами (4 элемента): 

1) взаимосвязанность (взаимозависимость) внешних факторов - это означает уровень влияния одних факторов на другие, т.е. насколько изменение какого-либо фактора может повлиять на другой фактор. 

2) сложность внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также степень их изменчивости. 

3) подвижность внешней среды - это скорость, с которой происходит изменение внешних факторов. 

4) неопределённость внешней среды - это отношение количества информации, которой владеет организация, и точности этой самой информации 

В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды. 

Среда прямого воздействия (ближнее окружение) - это факторы, которые непосредственно влияют на организацию (поставщики, акционеры, рабочая сила, законодательство, власть, потребители, конкуренты), организация тесно взаимодействует с элементами этой среды, и может оказывать влияние на них, вплоть до полного контроля. 

Среда косвенного воздействия (дальнее окружение) - это факторы, которые могут не оказывать прямого воздействия на организацию, но могут влиять на общее функционирование организации (состояние экономики, НТР, социальная среда, политическая обстановка, события в других странах), организация опосредованно взаимодействует на элементы этой категории, но игнорировать их она не может, т.к. они оказывают влияние на факторы первой группы, и по ним можно определить тенденции в ближнем окружении, практически не поддаются управлению,но всё же можно способствовать на них (зависит от масштабов и власти организации, а также уровня государства), необходимо вести мониторинг данных факторов для корректировке своих планов. 

Среда прямого воздействия. Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации. Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики ресурсов; потребители продукции и услуг; конкуренты; государственные органы и нормативные акты, непосредственно воздействующие на деятельность организации. 

Поставщики обеспечивают удовлетворение потребности организации в различных ресурсах. Основные виды ресурсов: материальные, трудовые, финансовые, информационные. Обеспечение материальными ресурсами включает поставки сырья и полуфабрикатов, комплектующих деталей и узлов, оборудования, энергии в соответствии с объемами и структурой потребностей в установленные сроки при выполнении других условий. Обеспечение финансовыми ресурсами включает обоснование объема и структуры необходимых ресурсов, взаимоотношений с инвесторами, финансовыми и коммерческими структурами, бюджетом, частными лицами. Для современной организации возрастает значение обеспечения менеджмента качественной информацией. Это может быть информация о рынках сбыта, планах конкурентов, приоритетах государственной политики, новых разработках продукции и т.д. 

Особое место занимает обеспечение организации трудовыми ресурсами, соответствующими ей по количеству, структуре, уровню общей и профессиональной подготовки, возрасту. 

Потребители приобретают произведенные товары или услуги. В зависимости от объема спроса различают мелких и крупных потребителей. Учет запросов последних необходимое условие успешной деятельности организации. В зависимости от отношения к потребителям можно говорить о различных стратегиях организации: продавать уже производимую продукцию; производить продукцию, в которой нуждается потребитель; формировать своего потребителя, убеждая его в необходимости приобретения продукции, которая будет производиться. 

Государственные и муниципальные органы также непосредственно воздействуют на организацию, а следовательно, относятся к среде прямого воздействия. Это налоговая и санитарная инспекции, органы статистического учета и т.д. 

В результате взаимодействия организации с поставщиками и потребителями формируется система хозяйственных связей - одна из важнейших характеристик среды прямого воздействия. Другая характеристика - это состояние рыночной среды. Здесь прежде всего определяется характер среды - монополия (чистая, естественная), олигополия или монополистическая конкуренция. 

Конкуренты могут вести борьбу за различные объекты. Традиционно - за рынки сбыта продукции. В настоящее время это также борьба с производителями заменяемой продукции, за деньги потребителей. Объектами конкуренции могут быть и ресурсы: трудовые, материальные и финансовые, научно-технические разработки и т.д. Государственное воздействие осуществляется через законодательство и деятельность государственных органов. Законодательно регулируются трудовые отношения между работниками и работодателями, налоговые, таможенные отношения, охрана труда, условия производства определенных видов продукции, защита прав потребителей, экологическая нагрузка на окружающую среду и т.д. 

Среда косвенного воздействия. Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются прежде всего на прогнозы. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами. 

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использовать достижения научно-технического прогресса, по крайней мере те, от которых зависит эффективность ее деятельности. 

Состояние экономики как фактор среды косвенного воздействия включает ряд характеристик. 1 это самые общие характеристики экономической системы - численность населения, наличие и использование ресурсов, тип государственного устройства, денежная система, валютное положение, отраслевая структура экономики, параметры внутреннего рынка, объем, структура и география экспорта и импорта и т.д. 2 это анализ общих условий развития предпринимательства: характеристика экономической стабильности, наличие рыночной и технической инфраструктуры, законодательная база, инвестиционный климат, условия формирования новых рыночных субъектов, формы и масштабы государственного регулирования экономики. 3 это конкретное состояние, стадия развития экономики, включая оценку экономической конъюнктуры, уровня и темпов инфляции, фазы экономического цикла. 

Социокультурные факторы. Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию. Социально-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и на условия труда. К этим факторам относится и демографическое состояние общества. 

Политические факторы Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей организации особое значение. Один из них — настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Тесно увязанные с социокультурными тенденциями, в демократическом обществе эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов корпорации, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма и продвижения представителей национальных меньшинств, законодательство по защите потребителей, контроль цен и заработной платы, соотношение силы трудящихся и управляющих фирмой 

Отношения с местным населением Почти для всех организаций преобладающее отношение к ней местной общины, в которой та или иная организация функционирует, имеет первостепенное значение как фактор среды косвенного воздействия. Почти в каждой общине существуют конкретные законы и установки по отношению к бизнесу, определяющие, где можно развернуть деятельность того или иного предприятия. 

3. Организационное проектирование: характеристика этапов проектирования, задачи организационного проектирования. 

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ – это проектирование новых организаций, структурное преобразование или оптимизация деятельности уже существующих организаций, а также формирование их организационных структур. Организационное проектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. 

Целью организационного проектирования является формирование новых организационных структур или развитие уже существующих, а также придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности, научной обоснованности. 

Задачами организационного проектирования является: 

- выявление условий, влияющих на деятельность организации и методов их изучения; 

- определение качественного и количественного состава элементов структур управления, формирование их взаимосвязи; 

- определение структуры управления организацией и определение условий, в которых каждая из них будет более эффективна; 

- изучение принципов и методов проектирования структур управления и особенностей их применения; 

- определение методики расчета необходимой численности персонала; 

- разработка мероприятий по внедрения спроектированных мероприятий в организацию; 

- разработка методов и форм контроля, а также специфики их использования. 

Разработка организационного проекта состоит из трех крупных этапов (стадий): 

1. предварительная под­готовка (предпроектная стадия); 

2. проектирование; 

3. внедре­ние проекта. 

Каждый из этих этапов включает соответствующие части, отражающие основное содержание про­ектирования организационных систем. 

Предпроектная подготовказанимаетважное место в системе проектных работ. На этом этапе: 

- разрабатывается общая концеп­ция проектируемой системы; 

- проводится комплексное обследова­ние (или изучение) объекта проектирования (НИР); 

- осуществляется тех­нико-экономическое обоснование проекта (ТЭО); 

- формируется и утвер­ждается техническое задание на проектирование (ТЗ). 

Проектированиеорганизационных систем осуществляется в две стадии: 

1. технический проект 

2. рабочий проект. 

В том случае, ког­да при проектировании используются типовые проектные реше­ния, проектирование может осуществляться в одну стадию - раз­рабатывается технорабочий проект. 

На стадии технического проектирования работа ведется на ос­нове утвержденного технического задания: разрабатываются ос­новные положения, определяющие характер организационной системы, принципы ее функционирования, методы содержания под­систем, принимаются решения по организации информационных, материальных и финансовых потоков. В ходе разработки техни­ческого проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиаль­ных проектных решений. 

Стадия рабочего проектирования предполагает разработку комп­лексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы, выполняются необходимые организационно-плановые рас­четы, формируется нормативная информационная база, разраба­тываются организационные процедуры и документы, их отража­ющие, утверждаются должностные инструкции и положения, раз­рабатывается и отлаживается программное обеспечение. 

На этапе внедрения организационного проекта: 

- осуществляются обучение и психологическая подготовка персонала; 

- выполняются монтажно-наладочные работы приемо-сдаточные испытания ОС; 

- вводятся в действие новые инструкции и положения; 

- перестраиваются про­изводственная и управленческая структуры; 

- уводятся новые сис­темы оплаты и стимулирования труда.